Alarmglocken für Sitzungen: Was es nicht braucht

Bei BLOP! gibt es einige Mitglieder, die viel Erfahrung aus Meetings mit Kunden, Sitzungen in Vereinen oder anderen protokollierten Treffen mitbringen. Wir wissen, was eine gute Sitzung ausmacht, und versuchen das auch bei unseren Treffen samt Treffpunkten so zu leben. Da es aber auch Sitzungen gibt, die nicht so erfolgreichen laufen, haben wir hier ein paar Anhaltspunkte festgehalten.

Viele von uns sitzen oft in Meetings und kennen auch solche Sitzungen, wo man das Gefühl nicht loswird, dass nix weitergeht oder vielleicht sogar bewusst gebremst wird. Wir haben hier kurz zusammengefasst, auf welche Aussagen du besonders achten solltest, damit du deine wertvolle Zeit nicht umsonst absitzt.

Top 5 Aussagen als Alarmglocken in Sitzungen

Sitzungen sind nicht nur für Business-Meetings wichtig, auch Gemeinderatssitzungen, Redaktionssitzungen oder Mitgliederversammlungen verdienen es ernst und konstruktiv behandelt zu werden. Wenn jede:r auf diese 5 Alarmglocken in Sitzungen achtet, dann geht mehr weiter, Teilnehmer haben wir mehr Freude an der Sache, und unser aller wertvollstes Gut, die Zeit, wird nicht unnötig strapaziert.

1) 🚨 "Das war schon immer so" 🚨

Manche Zeitgenossen berufen sich auf ihre Erfahrung und wollen neue Ideen nicht einmal genau erklärt bekommen, weil sie sofort wissen: Das geht nicht, denn das war schon immer so. Wichtig ist dabei diese Erfahrung zwar ernst zu nehmen, doch Neues dadurch nicht ohne weitere Überlegungen zu verhindern. In unserer schnelllebigen Zeit, wo fast täglich neue Sichtweisen entstehen können, sollte man unbedingt Neues wagen. Einerseits ist dabei Erfahrung wichtig, damit man keine Fehler wiederholt. Andererseits sollte man auch ohne großen Erfahrungsschatz unbedingt Neues wagen, damit man morgen nicht alt aussieht.

2) 🚨 "Da muss sich jeder selber bei der Nase nehmen" 🚨

Der dezente Hinweis, dass man ja selbst jetzt nichts machen kann, daher sollte sich jeder selbst bei der Nase nehmen, ist oft ein unfaires Verschieben von Verantwortung. Wenn man zu einem Punkt bei einer Herausforderung kommt, wo es durch Selbstverantwortung von Mitarbeiter:innen, Bürger:innen oder Kund:innen nicht mehr weitergeht, dann wird man das in einer Sitzung diskutieren. Wenn es dann heißt, dass die Lösung bei der Selbstverantwortung liegt, dann beginnt man sich bewusst oder unbewusst im Kreis zu drehen. Besser ist es die Betroffenen oder Besagten einzubinden, damit eine nachhaltige Lösung möglich wird.

3) 🚨 "Dafür haben wir kein Geld" 🚨

Das Budget hat immer 2 Seiten: Kosten und Nutzen. Es ist sehr schnell gesagt, dass man kein Budget hat. Nur sollte man immer überlegen, was dem gegenübersteht. Oft ist es sogar der Ausspruch: "Dafür haben wir kein Geld", der als Alarm für dich gilt, den Nutzen auf der anderen Seite zu hinterfragen. Manchmal gibt es Lösungen, wo man weniger oder kein Geld braucht, aber trotzdem wertvollen Nutzen stiften kann. Oder der Nutzen ist so wichtig, dass man eine Finanzierung prüfen sollte. Oder es gibt einfach zu wenig Nutzen für die Kosten. Das kann man aber ernsthaft erst dann sagen, wenn man beide Seiten geprüft hat.

4) 🚨 "Das bringt ja nix" 🚨

Wirklich? Es bringt nix? Auch hier sollte man Pro und Contra einfordern. Sonst kommt man irgendwann zur Frage, warum haben wir nichts getan? Vielleicht weil damals das Fazit der Sitzung war, das ist keine gute Idee. Vielleicht hat aber auch nur irgendwer gesagt: Das bringt ja nix. Und aus Respekt vor der Person oder, weil man nur wenig Zeit hat, wurde dann der Punkt abgehakt. Leider vielleicht zu schnell. Sicher aber ohne Angabe von Gründen ein Alarmzeichen.

5) 🚨 "Das besprechen wir irgendwann anders" 🚨

Eine wertschätzende Sitzungskultur, ein ausgleichender Sitzungsleiter und auch die Sitzungsdauer sollte man immer im Auge haben. Diese 3 Punkte sind oft entscheidend. Das Zeitmanagement der Sitzung bedeutet, dass man einen Fahrplan hat, der halten kann und sollte. Es kann aber auch immer sein, dass man bei einem Punkt hängen bleibt und eine längere Diskussion notwendig wird. Das kann passieren und ist kein Problem, solange andere Punkte oder die Zeit der Teilnehmer nicht darunter leidet. Wenn sich aber etwas nicht ausgeht, dann sollte man unbedingt festlegen, wann man das in welcher Runde klärt bzw. weiter bespricht. Wenn jemand das "irgendwann besprechen" will oder die Meinung vertritt, dass es "irgendwie schon gehen wird", dann sollte man wenige Minuten für die Klärung der Aufgabenverteilung und der folgenden Termine unbedingt investieren.

Alles in allem ist Zeit einfach zu wertvoll, um diese Alarmglocken zu missachten. Unterm Strich bekommt man hoffentlich nicht nur eine Aufgabenverteilung mit Zeitplan nach einem Meeting, sondern vor allem Menschen, die sich auf die nächste Sitzung freuen, weil dieses Mal wirklich etwas weitergegangen ist.

Das wünschen wir uns von BLOP! für unsere eigenen Sitzungen und Treffpunkte, was nicht bedeutet, dass wir keine Fehler machen – wir versuchen aber daraus zu lernen. Wir wünschen es allen die sich im Ehrenamt oder in einer bezahlten Funktion Themen annehmen, die hoffentlich am Ende des Tages Mehrwert für uns alle bringen.